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從職場菜鳥變身職場高手:信息爆炸時代,如何讓工作更高效

時間:2019年11月13日 作者:成長充電堡 來源: 百家號

 

托馬斯·愛迪生曾說:“忙碌未必等于實干。所有的工作目標都是產出產品或有所成就。無論是哪一種都需要未雨綢繆,講求章法,有計劃,有智慧,目標明確,踏實肯干。有時你看似在做,卻并沒有做。”

很多時候我們看起來很忙,但卻浪費了很多時間,因為“忙的沒有價值”。

隨著科技技術的發展,越來越多的工種可以被機器取代,前有工廠流水線的工人、收費站的員工,后有快遞小哥、圍棋選手,智能化的進步,推動者人們不得不提升自身的適應能力,以防被時代淘汰。

但無論工作是多么的不可替代,都會存在這樣的情況:

每天上班忙忙忙,但一天下來感覺沒做多少事因為時間緊張,很多郵件來不及回復、信息容易被遺漏談起工作思維就會緊繃,靜不下心去想怎么提升工作效率機械化地做事多于突破思維定式,總是在舒適圈里打轉

信息爆炸時代,我們每天被四面八方的信息轟炸,感到焦頭爛額,更不容易抓住重點,靠潛意識的反應支撐行動更像是機械化的工作,難以突破。

《高效忍者》中提到:高效是一種能力,掌握了這種能力,就能用最省力的方法實現既定目標,與此同時,在信息爆炸時代,應該強調的不是時間管理,而是注意力管理。但人的注意力是有限的,我們必須學會適當的方法,合理利用注意力,以達到高效工作的目的。

這本書的作者格雷厄姆·阿爾科特是一名高效培訓師和社會企業家,他創建了個人效率培訓組織,旨在幫助人們提升職場效率,發揮更多的能力。

充分了解自己的注意力

格雷厄姆·阿爾科特認為,注意力管理可以從以下四方面著手:

1.根據注意力水平安排工作2.保護注意力不被打擾3.通過提高大腦效能,延長注意力集中時間4.挖掘新的“注意力資源”

但是,人很難時刻保持在高度集中的狀態,注意力通常是有波動的,并且隨著身體狀態和時間段變化。因此,在對應的狀態下做正確的事,才能讓工作更高效。

保羅·J·邁耶曾說:“效率絕非偶然,效率背后是追求卓越、巧妙安排和專心致志。”

在訓練高效率工作之前,我們需要認識到注意力的情況,并根據注意力的不同安排不同的工作。

《高效忍者》中提到,注意力大致分為幾種類型:

主動型注意力:全神貫注且警覺性高,是工作的最佳狀態積極型注意力:能較快的投入到工作中,但維持狀態的時間不長,容易分心不積極型注意力:注意力很難集中,只能做些簡單、機械化的工作

對于大部分的人來說,早上和上午的時間相對清醒,注意力比較集中,通常是“主動型注意力”發揮作用的時間,而午飯后一兩點中的時候相對困倦,經常處于“不積極型注意力”狀態。

上午的時間往往是大腦最活躍的時候,如果用這段時間做整理資料、處理郵件等簡單的工作,未免太浪費了,不如頭腦風暴、會談交流來的更有價值。

注意力管理是為了建立高產的狀態,增強控制感,讓自己在有限的能力內做到最好。

為了配合注意力管理,處理信息繁雜的工作內容,格雷厄姆·阿爾科特提出了CORD高效模型,分為4個工作階段:收集、整理、回顧、實施,在這個過程中,需要根據自身注意力水平安排工作,盡量不受外界的干擾,而是按照自己的習慣安排每一件事情。

收集階段

這一階段需充分利用“第二大腦”,即習慣儲存信息的地方。我習慣用手機軟件記錄,可以同時儲存文字、圖片、語音,在接收到信息的時候先不馬上處理,而是放在“第二大腦”中,等合適的時候統一處理。

我們在工作時容易被外界打斷,從而降低工作效率。例如,做一份完整的計劃書,需要邏輯性思維和整體規劃,當第三方傳來的信息時,如果馬上處理的話,就會影響整體的進度。另外,中斷一項工作開始另一項工作,切換時也會浪費時間。

最好的處理方式是,將信息收集起來,及時、簡單地記錄,既不會影響現在正在做的事情,也不會因為暫時擱置信息而將其遺忘。

收集信息時需要注意的是,減少收集點。工作中可以用來收集信息的載體有很多,筆記本、便簽紙、社交軟件等,但如果將信息在多個收集點上隨手記錄,很可能會造成信息的遺漏,或使用不那么方便。

整理階段

在這個階段中,要做的是釋放“第二大腦”中的信息,分門別類進行整理。

整理的過程也是思考的過程,面對大量的信息,哪些是待辦的,哪些是無用的,大腦需要判斷。

整理信息大致可分為三個方向:

項目清單:目標性強,即“大方向”,由一系列活動構成主要行動清單:具體到事,確認行動日常待辦清單:簡單的事,使用不積極型注意力就能完成

回顧階段

回顧有兩個目的,一是總結過去一段時間的工作情況,查看項目進度,發現問題并解決問題。

二是為了更新“第二大腦”中的信息,刪除不必要的信息和事項,避免其過于繁雜而失去效用。

工作中我們可以運用周總結、月度計劃等方案進行回顧,即把控全局,又能注意細節。

在回顧階段,需要充沛的注意力,因此,最好每周安排固定的時間,運用主動型注意力完成。

執行階段

之前的三個階段,都是為執行打基礎,在這個階段,你需要設定自己的注意力時段,并在注意力集中的時間做重要的事。

明確了要做什么,執行階段能更有掌控感,按計劃行事即可。

現在很多人喜歡用清單軟件,每天完成清單上的列明事項,晚上復盤,對于提高辦事效率都有很好的效果。

CORD工作法主要的功效是根據個人注意力情況,制定自己的工作計劃,從容行事,而不是想到什么做什么,易被外界所左右。要想熟悉運用這種方法,也是需要不斷練習、復盤的。

正如《高效忍者》中提到的,信息爆炸時代,我們不再是要“思考如何工作”,更多地思考才是我們的工作。改變原來“just do it”的做法,利用優質注意力創造思維價值,才是提升職場綜合競爭力的必備之選。

來源:

http://baijiahao.baidu.com/s?id=1649918844545624838&wfr=spider&for=pc

 

 

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